Vous organisez une conférence ou un salon pour un sujet en particulier ? Dans ce cas, il peut être très pertinent d’inviter un ou des journalistes à cet évènement, afin qu’il donne de la visibilité à votre entreprise ou association, au travers d’un article ou même d’une interview. Toutefois, ces personnes, à savoir les journalistes, sont en général des personnes à l’emploi du temps très chargé, c’est pourquoi il n’est pas toujours facile d’obtenir leur présence à son évènement (cela dépend néanmoins du domaine, certains domaines sont beaucoup moins prisés que d’autres).
Pour savoir comment inviter un journaliste à un salon ou une conférence, vous êtes au bon endroit ! Dans cet article, nous vous indiquons comment y procéder par plusieurs biais de communication.
Prévoir l’invitation d’un journaliste à un salon ou conférence
Comme précisé dans l’introduction, les journalistes peuvent avoir des emplois très chargés, et sont souvent sollicités de toute part. C’est pourquoi la première étape pour inviter un journaliste à ce type d’évènement sera de bien prévoir votre invitation, notamment en ne vous y prenant pas trop tard. En effet, inviter un journaliste deux jours avant l’évènement risque de ne pas être très fructueux, alors soyez proactifs et prévoyez au moins (emphase sur « au moins ») trois mois avant la date dudit salon ou conférence.
Ensuite, les journalistes, si tant est qu’ils sont intéressés par le sujet que vous leur proposez, peuvent apprécier avoir un temps avec les organisateurs ou les acteurs majeurs de l’évènement, alors prévoyez là aussi des créneaux pour qu’ils puissent réaliser leurs diverses interviews, afin qu’ils soient sûrs de tirer quelque chose du temps qu’ils passent à votre salon ou conférence.
Il sera également très important d’effectuer une bonne communication événementielle, pour pouvoir en attirer le maximum. C’est là qu’intervient le fameux « communiqué de presse », que vous transmettrez aux divers médias, qu’ils soient locaux, régionaux ou même à l’échelle du pays tout entier. Ce communiqué de presse doit être un document court permettant de rapidement identifier le thème et le contenu de votre salon ou conférence. Une fois reçus par les journalistes, ceux qui sont intéressés reviendrons vers vous pour connaître plus en détails votre salon ou conférence, qu’il faudra vendre au mieux. N’hésitez donc pas à préparer un dossier à leur présenter, pour qu’ils puissent avoir tous les tenants et aboutissants de la rencontre.
Comment contacter les journalistes pour les inviter ?
Une fois toutes ces préparations effectuées, envoyez vos demandes par mail aux médias que vous souhaitez inviter. Préparez vos mails, auxquels vous aurez joint votre communiqué de presse, et envoyez-les.
Sur ce mail, soyez sûr de bien indiquer une invitation officielle, le communiqué de presse, une courte description de la rencontre ainsi que sa date. N’oubliez pas non plus de préciser comment les journalistes seront reçus, en leur indiquant par exemple les différentes personnes avec qui ils pourront interagir, les activités disponibles, et la logistique disponible. Quand on parle de logistique, on parle par exemple d’une sécurité (les journalistes pouvant être sujet de discorde), de logistique électrique (prises électriques) pour les différents appareils portables de journalistes, et même le côté réconfortant, à savoir la restauration, boissons, etc.
Finalement, n’oubliez pas de leur indiquer si vous comptez organiser une ou plusieurs conférences de presse lors de l’évènement, car sans ça, ils auront bien des difficultés à rédiger leurs articles (il est même pertinent d’effectuer des conférences avant que le salon ne prenne place, pour susciter l’engouement des médias). L’important est d’assurer aux journalistes qu’ils auront matière à travailler à la suite de votre manifestation.
Une fois les différents mails préparés, vous devrez désormais trouver les coordonnées de contact des médias ou journalistes indépendants que vous souhaitez contacter. Bien que l’envoi d’un courrier électronique soit préconisé, en fonction du média ou journaliste, un appel peut également être bénéfique, tout dépend de votre interlocuteur. Ne vous cantonnez pas aux grands médias régionaux, parfois, une bonne publicité auprès d’un journaliste indépendant qui tient une chaîne Youtube ou actif sur les réseaux peut changer la donne. Pareillement pour les médias locaux, qui, malgré un public restreint à une certaine zone géographique, peuvent faire tout de même parler de vous. Comme on dit, il n’y a pas de mauvaise pub !